Optimaliseer meteen je buurtcommunicatie met Hoplr: 10 praktische tips

In dit artikel delen we 10 concrete tips om buurtgerichte communicatie via digitaal buurtnetwerk Hoplr te optimaliseren. Deze inzichten vloeien voort uit een analyse van 3.600 berichten van onze klanten.

De eerste vijf tips gaan over je communicatieplan, zoals: hoe vaak post je best berichten? Welke functionaliteiten helpen het overzicht bewaren? In het tweede deel adviseren we je bij het opstellen van een sterk extern bericht.

1. Wanneer publiceer je berichten?
2. Hoe kan je je intern organiseren?
3. Hoe zet je communicatieprojecten in?
4. Wat voor berichten plaats je ?
5. Hoe kan je andere programmalijnen inzetten?
6. Hoe buurtgericht communiceer je?
7. Hoe kan je je reacties configureren?
8. Voeg je afbeeldingen aan je post toe?
9. Hoe kan je je bericht samenstellen?
10. Waarom en hoe moet je optimaliseren voor mail?

Tip 1: Weet wanneer je post

Hoplr hanteert geen ingewikkeld algoritme in de buurtfeed en als externe partij heb je quasi geen concurrentie. Dat is heel positief voor je bereik. Tegelijkertijd betekent dit dat jij een grote impact op de buurt hebt.

Om deze reden, en om het aantal weergaven op je bericht te optimaliseren, hou je best rekening met deze vier vuistregels qua frequentie en moment van publicatie.

• Plaats je bericht voor vijf uur ‘s avonds. Je bericht wordt dan mee opgenomen in de dagelijkse samenvatting per mail.
  
• Één bericht per week in een buurt is optimaal. Veel meer kan als storend worden ervaren. Veel minder, en de meerwaarde voor de buurt neemt af.
  
• Plaats maximaal één bericht per dag in een buurt. Externe berichten duwen elkaar naar beneden om de buurt niet te overspoelen. Als je een tweede bericht wil plaatsen, loont het om een dag te wachten.
  
• Belangrijkste laatst. Als berichten elkaar kort moeten opvolgen, plaats dan het belangrijkste bericht laatst. Het laatste bericht staat namelijk bovenaan en krijgt dus automatisch het grootste engagement.

Het engagement op berichten die in het weekend worden gepubliceerd, ligt 50% hoger dan het gemiddelde van de week.

Het percentage burgers dat een bericht ziet, ligt 7,8% hoger dan het gemiddelde als dat het enige bericht van de week is.

Het gemiddelde percentage burgers dat een externe bericht ziet, daalt gemiddeld 8% als die dag twee berichten worden geplaatst en met 11% bij drie berichten.

Tip 2: Organiseer je intern

Mogelijks publiceren collega’s ook Hoplr-berichten. In dat geval is het belangrijk je te organiseren. Volgende functionaliteiten helpen je het overzicht te bewaren.

Concepten aanmaken

Vermijd dat collega’s op dezelfde dag een bericht publiceren, door één persoon verantwoordelijk te maken voor het overzicht. Teamleden zetten hun berichten klaar door concepten aan te maken. De verantwoordelijke publiceert ze volgens zijn of haar planning.

Bericht inplannen

Je kan externe berichten op voorhand worden inplannen. Ze zullen dan automatisch worden gepubliceerd op het aangegeven moment, zonder dat je hoeft in te loggen. Doe dit niet te veel: externe berichten zijn vaak tijdgevoelig.

Chatten

Via de chatfunctie sta je in contact met alle gebruikers van het Service Dashboard. Je kan deze functionaliteit bijvoorbeeld gebruiken om de planning te bepalen of om af te spreken wie een vraag uit de buurt gaat behandelen.

Tip 3: Gebruik communicatieprojecten

Via het Service Dashboard kan je projectmatig communiceren. Dit is nuttig voor onderwerpen waarover meerdere berichten worden gedeeld, doorgaans beperkt in de tijd.

Een communicatieproject kan onder meer gaan over een campagne, een werf of een veelbesproken probleem in de regio. Alle gerelateerde berichtgeving wordt gebundeld op een projectpagina.

Elk project heeft zijn eigen:

• pagina
• gekoppelde buurten
• titel en omslagfoto
• beschrijving
• begin- en einddatum
• engagement cijfers
• activiteiten

Werken met communicatieprojecten is gemakkelijk voor jou en de burger:

• Jij werkt sneller en overzichtelijk. Alle resultaten zijn steeds gebundeld. Je berichten komen automatisch in de juiste buurten terecht.
  
• Voor burgers schept een project duidelijkheid. Bij elk nieuw bericht staat een link naar de projectpagina waarvan het deel uitmaakt. Daar kunnen zij alle berichtgeving herbekijken.

Tip 4: Zorg voor afwisseling

Een bericht heeft steeds één van twee doelen: informeren of engageren. Idealiter zien we in de berichtgeving van een stad of gemeente een balans tussen beiden. 

Informeren

Door te informeren breng je haast tastbare waarde naar de buurt. Deze berichtgeving verloopt meestal spontaan en gaat vaak over mobiliteit, werken en meldingen.

We meten het succes van het bericht aan de hand van het aantal weergaven.

Engageren

Door engagerende content naar de buren te brengen, breng je een dialoog op gang. Zo zet je Hoplr in om de lokale gemeenschappen meer betrokken en zorgzaam te maken. Experimenteer met buurtpeilingen, klimaat is daarvoor een populair onderwerp.

Het succes meet je aan de hand van het aantal acties (zoals inschrijvingen of deelnames) of reacties (expressies of commentaren op het bericht).

Op zoek naar inspiratie voor je externe berichten? Lees dit artikel met praktijkvoorbeelden voor buurtgerichte communicatie.

Tip 5: Schakel naar andere programmalijnen

Buurtzorg, buurtcommunicatie en burgerparticipatie zijn de drie pijlers van het Service Dashboard. Elk vervullen ze een doel, maar ze ondersteunen en versterken elkaar ook.

Buurtzorg

De buurtzorgmodule verbindt je met wijkwerkers. Zij hebben geverifieerde accounts met een buurtswitch, waardoor ze aanwezig zijn binnen de buurten van hun werkingsgebied.

Door contact met deze frontlinie te houden, stem je jouw communicatie beter af op wat binnen de lokale gemeenschappen leeft.

Burgerparticipatie

Buurtcommunicatie en burgerparticipatie zijn sterk met elkaar verweven.

• Informeren is de eerste trede van de participatieladder.
• Zet enquêtes en buurtpeilingen op om burgers te bevragen over hoe zij je buurtcommunicatie ervaren.
• Oproepen, updates en resultaten omtrent participatiemogelijkheden vormen uitstekende, engagerende content.

Lees dit praktijkvoorbeeld uit Stad Halle voor inspiratie om zelf aan de slag te gaan met laagdrempelige burgerparticipatie.

Tip 6: Selecteer de juiste buurten

Je plaatst een bericht in één, enkele of alle buurten van je licentie. Welke optie is het beste?

Voor wie is het bericht relevant?

Bedenk op wie de informatie een impact heeft. Deel het bericht simpelweg met alle betrokken of getroffen buurten. Vaak zullen dat alle buurten van de stad of gemeente zijn.

Voorbeeld: een onderbroken brug beïnvloedt meer mensen dan alleen de leden van de buurt waarin de brug zich bevindt.

Wil je engagement optimaliseren?

Voor een maximum aan reacties, communiceer je zo buurtgericht mogelijk. Dat betekent dat:

• je het bericht beperkt tot één of enkele buurt(en); of
• je het bericht licht personaliseert per buurt.

De reactiegraad ligt bij buurtgerichte communicatie 4,8% hoger dan het gemiddelde.

Tip 7: Beheer reacties

Je maakt twee keuzes wat betreft reacties: mogen burgers op je bericht reageren? En wil je de reacties per buurt samenvoegen of splitsen?

In- of uitschakelen?

Als je reacties uitschakelt, kunnen leden geen commentaren schrijven. Ze kunnen wel reageren met een expressie.

Zelfs bij lastig nieuws geef je buren best de mogelijkheid om te reageren. Uitschakelen zorgt vaak voor meer frustratie. Vermijd dit zoveel mogelijk.

Samenvoegen of splitsen?

Gebruikers zijn het gewend dat hun berichten beperkt zijn tot de Hoplr-buurt, wat een goed argument is om de reacties te splitsen per buurt.

Engagement werkt echter versterkend. Bij een bevraging of oproep voeg je reacties daarom best samen. De kruisbestuiving en synergie zijn groter wanneer burgers van de hele stad of gemeente in dialoog kunnen gaan. 

Het engagement op berichten met samengevoegde reacties ligt gemiddeld 30% hoger.

Tip 8: Voeg afbeelding of video toe

Het toevoegen van een afbeelding zorgt voor meer engagement. Voeg liefst een echte foto toe, eerder dan een illustratie. 

Probeer je te beperken tot één foto. Men klikt zelden door om volgende afbeeldingen te bekijken.

Je kan een YouTube-video toevoegen. In dat geval is het niet nodig om een afbeelding bij te voegen, maar het is wel mogelijk.

Het engagement op berichten zonder afbeelding ligt gemiddeld 25% lager dan het gemiddelde.

Tip 9: Zorg voor een goede opbouw

Hieronder delen we drie korte tips om de opbouw van je bericht te optimaliseren.

1. Schrijf je bericht zo bondig mogelijk, maar experimenteer gerust ook met meer uitgebreide content. De kortste berichten doen het het beste qua engagement, meteen opgevolgd door de langste berichten.
2. Voeg eventueel één link toe voor meer informatie (of een actie zoals zich inschrijven). Verstop de URL niet achter tekst. Een zichtbare link boezemt meer vertrouwen in en is duidelijker klikbaar. Plaats je link helemaal op het einde.
3. Maak de tekst zo ‘scanbaar‘ mogelijk. Gebruik gerust tussentitels, bulletpoints, witruimte, vetgedrukte tekst en emoji. Doe de secondetest: als je één seconde naar je bericht kijkt, welke informatie springt dan in het oog?

Het engagement op berichten korter dan 250 tekens ligt zo’n 23% hoger dan het gemiddelde.

Tip 10: Optimaliseer voor mail

Veel Hoplr-gebruikers nemen een kijkje op het digitaal netwerk naar aanleiding van een pushnotificatie of email. Die bepaalt bijgevolg het aantal weergaven op je bericht.

In de notificatie staat de titel van je bericht en, afhankelijk van het feit of een gebruiker app of web gebruikt, de eerste vijftal regels. Dus:

1. Denk goed na over de titel
2. Houd het bericht kort
3. Zet de essentie bovenaan

Als je wil dat gebruikers actie ondernemen na het lezen van je bericht, maak dat dan bovenaan het bericht en in de titel duidelijk. Zo is het waarschijnlijker dat men een kijkje komt nemen op Hoplr.