Succesvolle lancering van digitaal participatieplatform in Gemeente Terneuzen

Begin april lanceerde Gemeente Terneuzen het digitaal participatieplatform doemee.terneuzen.nl. Burgers kunnen vanaf nu meedenken en meedoen met projecten van de gemeente. (bv. veranderingen in je straat of het opknappen van een dorpsplein). In een recordtempo werd de succesvolle lancering in Terneuzen samen met Hoplr klaargestoomd. Dit zowel producttechnisch, operationeel als op het vlak van trainingen.

Interactieve kaarten

Meer dan 700 respondenten in 2 dagen tijd op het digitaal participatieplatform!

Producttechnisch was het ontwikkelingsteam van Hoplr de voorbije 2 maanden in de weer met het bouwen van een nieuwe participatievorm op het digitaal participatieplatform, namelijk interactieve kaarten. Deze nieuwe functionaliteit van Hoplr biedt steden en lokale overheden de mogelijkheid om op een zinvolle en locatiegebaseerde manier met burgers te communiceren via kaartvragen.

Via kaartvragen kunnen stadsambtenaren inzicht krijgen in de behoeften en wensen van buurten. Een stad kan bijvoorbeeld burgers vragen waar meer straatverlichting of fietspaden nodig zijn, of gebieden waar meer gemeenschapsvoorzieningen nodig zijn.

Verder kunnen lokale overheden ook projecten op het digitaal participatieplatform lanceren waarbij burgers hun ideeën kunnen aanduiden op een kaart. Met deze functie kunnen overheden waardevolle informatie verzamelen over de behoeften en belangen van de community.

Visuele locatiegebaseerde gegevens kunnen inzichten bieden die anders over het hoofd zouden worden gezien, waardoor ambtenaren patronen en trends kunnen identificeren die beleidsbeslissingen kunnen ondersteunen.

Deze functionaliteit werd samen met gemeente Terneuzen op maat ontwikkeld, maar is vanaf nu ook beschikbaar voor alle Hoplr-klanten.

Buurtnetwerk Hoplr

3.000 inschrijvingen op minder dan een maand tijd in 18 buurten!

Gemeente Terneuzen opteerde er ook voor om het participatiegedrag te versterken door het buurtnetwerk Hoplr te lanceren in haar buurten. Samen met het lokaal bestuur deelden we Terneuzen op in 18 buurten. De voorbije 3 maanden werd In elk van deze buurten het besloten buurtnetwerk gelanceerd via een fysieke invitatiebrief in de bus.

Het was een race tegen de klok om alles op tijd af te werken. Zo’n lancering bereid je namelijk eerst intern met het lokaal bestuur voor, maar om de brieven te verspreiden wordt voornamelijk samengewerkt met lokale verenigingen.

Zo’n operationeel proces vergt natuurlijk veel coördinatie. Hoplr benaderde hiervoor ook verenigingen uit buurgemeenten van Terneuzen, zelfs van over de grens met België, maar het waren uiteindelijk voornamelijk verenigingen uit Terneuzen en de KLJ van Moerbeke die de opdracht met verve volbrachten.

Begeleiding en training

Kick-off en 10-tallen meetings later!

Gemeente Terneuzen had duidelijke en ambitieuze doelen vooropgesteld. Ook binnen de organisatie werden medewerkers geënthousiasmeerd, betrokken en opgeleid om de nieuwe projecten vorm te geven en participatie te stimuleren.

In totaal werden 10 fysieke en 15 digitale meetings gehouden waarbij meer dan 50 medewerkers werden opgeleid uit verschillende teams.

Veelgestelde vragen

Wat lanceerde Terneuzen in 2023?

Terneuzen lanceerde een publiek participatieplatform, naast de uitrol van het Hoplr-buurtnetwerk in de gemeente.

Wat kunnen interactieve kaartvragen toevoegen?

Bewoners kunnen een idee of aandachtspunt aan een locatie koppelen. Dat helpt om opmerkingen over bijvoorbeeld verlichting of fietspaden ruimtelijk te begrijpen.

Waarom werden gemeentemedewerkers opgeleid?

Verschillende teams moesten projecten kunnen voorbereiden en inwoners betrekken. Interne begeleiding ondersteunde het gebruik van het nieuwe platform.

Welke rol speelden lokale verenigingen bij de uitrol?

Verenigingen hielpen bij de verspreiding van uitnodigingen. De case laat zien hoe lokale samenwerking de praktische lancering ondersteunde.