Hoe Puurs-Sint-Amands succesvol inzet op beleidsparticipatie

De gemeente Puurs-Sint-Amands zette de afgelopen jaren grote stappen op het vlak van beleidsparticipatie. Inwoners waarderen deze aanpak. In de Gemeentemonitor van 2020 gaf 46% van de inwoners aan tevreden te zijn over hun betrokkenheid bij veranderingen in hun buurt. In 2023 was dit gestegen naar 58%. Puurs-Sint-Amands ging daarmee niet alleen 12 procentpunten vooruit, maar doorbrak ook de algemene trend van dalende tevredenheid in Vlaanderen.

Hoe zijn ze in Puurs-Sint-Amands te werk gegaan? We spraken met Hilde Van der Poorten en Tim Van Gool over hun aanpak, inzichten en toekomstplannen. Hilde is schepen van participatie, Tim is verantwoordelijk voor participatie en doelgroepenbeleid.

Beleidsparticipatie: een zoektocht en ontdekking

Na de fusie van Puurs en Sint-Amands zes jaar geleden ontstond de kans om beleidsparticipatie concreet vorm te geven. Dat was tegelijkertijd een zoektocht. Hoewel inspraak en participatie verplicht werd vanuit het decreet lokaal bestuur, was het aanvankelijk niet evident om hier concreet invulling aan te geven.

Hilde en Tim geven aan dat ze ontdekten dat de gemeente al veel deed op vlak van participatie, zonder ze het altijd expliciet zo benoemden. Door participatie breed te definiëren, realiseerden ze zich dat er eigenlijk al heel veel aan participatie gedaan werd op een informele manier, bijvoorbeeld via de brede en rijke contacten met het verenigingsleven, licht Hilde toe:

“Toen we breder naar participatie gingen kijken, realiseerden we ons dat we al veel dingen deden, ook informeel. We hadden bijvoorbeeld al een open communicatielijn met verenigingen en burgers, maar we noemden dat niet altijd ‘participatie’.“

Hilde Van der Poorten

De vele bestaande contactmomenten met het lokale verenigingsleven vormen binnen het participatiebeleid van de gemeente een onverwachte sterkte. Dit maakt het eenvoudiger om snel en effectief draagvlak te creëren. Tim, die naast participatie ook verantwoordelijk is voor het doelgroepenbeleid, zegt:

“Onze contacten binnen het verenigingsleven zorgen voor voortdurende voeling met wat leeft in onze gemeente. Dat helpt enorm om draagvlak op te bouwen voor het beleid.“

Tim Van Gool

Horizontale organisatie als sleutel tot succes

Deze realisatie zorgde voor een bewustzijn dat participatie al sterk verweven was met hun dagelijkse werking, en vormde een solide basis voor verdere professionalisering. Intern werd het organogram tegen het licht gehouden en er werd bewust gekozen voor een horizontale aanpak met een centrale medewerker voor participatie die samen met de schepen van participatie, de communicatieverantwoordelijke en de verantwoordelijke voor planologie de kerngroep participatie vormen. Dit zorgt ervoor dat participatie makkelijker organisatiebreed gedragen werd en dat kennis en inzichten van verschillende diensten beter verbonden werden. Tim benadrukt: 

“Doordat we participatie horizontaal georganiseerd hebben, ontstaan verbindingen tussen verschillende diensten en projecten. Zo groeit participatie ook intern, en wordt het een integraal onderdeel van de organisatiecultuur.“

Tim Van Gool

Tegelijk beamen Tim en Hilde dat deze korte en informele communicatielijnen een voordeel zijn van hun gemeente. Met zijn 27.000 inwoners is Puurs-Sint-Amands naar Vlaamse normen geen kleine gemeente. Toch is die schaal wel nog behapbaar om een meer organische invulling aan participatie te kunnen geven. 

Eerlijke communicatie en helder verwachtingsmanagement

Bij het naar buiten treden met participatieprojecten kiest Puurs-Sint-Amands voor heldere communicatie en verwachtingsmanagement. Inwoners worden vooraf duidelijk geïnformeerd over wat er nog kan worden beslist en wat al vastligt. Ook wordt er nadien consequent teruggekoppeld wat er met hun input gedaan wordt.

Voor Tim gaat het hierbij niet noodzakelijk over het afgeven van macht, door de politicus, of het krijgen van macht, door de inwoner, maar om samen tot het best mogelijke beleid te komen. Hilde benadrukt daarbij ook duidelijk de rol van het bestuur: 

“Tegelijkertijd is het belangrijk om duidelijk te maken dat het bestuur uiteindelijk het mandaat heeft om beslissingen te nemen. Na participatie en discussie moet er op een gegeven moment beslist worden. Je kunt blijven participeren en discussiëren, maar op een bepaald moment moet je keuzes maken, anders verlies je tijd en sta je stil. Elk bestuur wil na zes jaar ook zaken gerealiseerd hebben.”

Hilde Van der Poorten

Digitale versterking via Hoplr

In de zoektocht naar een digitaal participatieplatform kwam Puurs-Sint-Amands bij Hoplr terecht. De keuze viel op Hoplr omdat het snel en flexibel inzetbaar is voor digitale participatietrajecten. Tim legt uit dat ze dankzij Hoplr nu vlot zelf bevragingen kunnen opzetten:

“Samen met onze communicatiedienst gebruiken we Hoplr regelmatig om inwoners digitaal te bevragen. Dit verloopt bijzonder vlot en efficiënt.”

Tim Van Gool

De kracht zit hierbij in de combinatie van enerzijds de gerichte participatietooling en anderzijds het brede netwerk van buurtgemeenschappen. Daarmee worden de inwoners op een efficiënte en laagdrempelige manier betrokken. Tegelijk kan er voeling gehouden worden met de verschillende buurten en doelgroepen. Een voordeel dat Tim hierbij aanhaalt is dat de gemeente hiermee ook makkelijk inwoners bereiken die niet naar fysieke participatiemomenten komen, maar wel geïnteresseerd zijn om mee te denken:

“We schakelen Hoplr in om participatie breder te trekken dan de mensen die steeds op fysieke inspraakmomenten aanwezig zijn en soms een eerdere negatieve insteek hebben. Door een online platform te gebruiken met een positievere benadering, kunnen we meer inwoners bereiken die wel willen meedenken, maar niet naar klassieke vergaderingen komen. Hoe meer positieve stemmen je betrekt, hoe meer de omvang van de negatieve geluiden gecontextualiseerd kunnen worden.”

Daarbij is er dan ook de observatie dat Hoplr als platform een veilige en constructieve omgeving vormt, waardoor participatietrajecten positiever en opbouwender verlopen dan op traditionele sociale media zoals Facebook.

Praktijkvoorbeeld: het skatepark

Een geslaagd voorbeeld van een participatietraject is de ontwikkeling van het nieuwe skatepark en de pumptrack als een bredere jongerenplek binnen de gemeente, legt Tim uit:

“Dit traject was gestart als een eenvoudig skatepark. We begonnen met eenvoudige bevragingen met de enquêtetool van Hoplr die we bij de jongeren verspreidden. Hiermee wouden we te weten komen welke toestellen ze zouden wensen in dit skatepark. Verschillende van die jongeren werden vervolgens, vanuit hun expertise als skater, in een werkgroep met ontwerpers opgenomen om dit verder uit te werken. Toen bleek dat ook een pumptrack sterk leefde en zo is heel het idee van het skatepark meer uitgegroeid tot een echte jongerenplek.”

Hilde treedt bij:

“Politiek gezien lag de focus initieel enkel op het skatepark. Maar als dan blijkt dat die vraag naar een pumptrack er is, dat de ruimte er ook is om dat te realiseren, dan neem je dat mee.”

Participatie in de toekomst: gerichter en concreter via lokale gemeenschappen

Het volgende participatietraject van Puurs-Sint-Amands richt zich expliciet op het ontwikkelen en verfijnen van de meerjarenplanning. Vanuit het gelijkaardige traject dat ze zes jaren geleden doorliepen, weten ze dat ze van een voldoende concrete materie moeten vertrekken om tot een bruikbaar resultaat te komen. Tim en Hilde vertellen:

“Die les hebben we meegenomen naar ons nieuwe traject. We gaan nu bewust veel gerichter en concreter werken, met een duidelijke focus op de leefgemeenschappen binnen onze gemeente. Ons meerjarenplan ligt voor een groot deel al vast; dat komt ook omdat onze inwoners bij de verkiezingen duidelijk gekozen hebben voor een bepaalde beleidsvisie. Ons doel is daarom duidelijker te maken wat wél nog open ligt voor participatie. Waar is er nog ruimte om mee te denken of mee te beslissen. Dat helder communiceren naar inwoners wordt onze grootste uitdaging.“

Centraal hierbij staat duidelijke communicatie: inwoners moeten precies weten welke keuzes al gemaakt zijn en waar nog ruimte is voor participatie.

Daarnaast ziet Puurs-Sint-Amands voor de toekomst een grotere rol voor het digitale platform Hoplr. De bedoeling is Hoplr breder en intensiever in te zetten. Niet alleen voor concrete participatieprojecten, maar ook richting verenigingen en bij lokale activiteiten binnen de leefgemeenschappen, zoals Tim stelt:

“Voor de volgende legislatuur willen we Hoplr verder uitrollen naar onze verenigingen, lokale gemeenschappen en activiteiten. Ook offline contacten via bijvoorbeeld dienstencentra en thuisverpleging willen we koppelen aan de digitale mogelijkheden die Hoplr biedt. Op die manier versterken we de dialoog en interactie binnen onze wijken en maken we het voor alle inwoners toegankelijker en aantrekkelijker om betrokken te blijven bij het lokale beleid.“

Hoplr is voor Puurs-Sint-Amands dus niet alleen een tool voor beleidsparticipatie, maar ook een centraal communicatieplatform waar inwoners relevante informatie gebundeld terugvinden, zoals aankondigingen over wegenwerken, evenementen en buurtgerichte initiatieven. Zo blijft participatie niet beperkt tot één traject, maar wordt het een duurzame dialoog die ingebed is in het dagelijks leven van de inwoners.

Lessen en tips voor andere gemeenten

Uit hun ervaring geven Tim en Hilde nog de volgende waardevolle aanbevelingen aan andere lokale besturen die met participatie aan de slag willen:

1. Investeer in een duidelijke interne structuur, waarbij iemand een horizontaal mandaat krijgt om participatie breed te trekken.
   “Het is gewoon het feit dat je een aantal mensen hebt die die horizontale blik krijgen en dat mandaat vanuit het bestuur om ook over diensten heen te werken. Dat is geen kwestie van macht, maar wel van duidelijke afspraken en een gedeeld mandaat.”
   
2. Communiceer helder en transparant over wat bespreekbaar is en wat niet, en zorg voor duidelijke terugkoppeling.
   “Samen met het bestuur duidelijk aangeven: wat ligt er op tafel? Wat is bespreekbaar en wat niet? Daar moet je heldere afspraken over maken. Politici vinden het soms moeilijk om macht af te staan, maar door duidelijkheid schep je vertrouwen en voorkom je misverstanden.”
   
3. Waardeer en benut de kracht van informele netwerken zoals verenigingen en vrijwilligers.
   “Onze informele contacten zorgen voor snel draagvlak. Dankzij onze verenigingen en vrijwilligers hebben we al een sterke basis waarop we makkelijk verder kunnen bouwen.”

Met deze lessen toont Puurs-Sint-Amands aan dat succesvolle beleidsparticipatie mogelijk is voor elke gemeente, mits een doordachte aanpak, heldere communicatie en een goede combinatie van formele en informele participatiemethoden.